Hoe een op problemen gebaseerde agenda te schrijven

Een op kwesties gebaseerde agenda is een handig hulpmiddel waarmee u vergaderingen op schema kunt houden en ervoor kunt zorgen dat alle belangrijke zaken worden behandeld terwijl uw groep wordt samengeroepen. Het maken ervan vereist het identificeren van belangrijke problemen, het prioriteren daarvan en het bepalen van de werkingsmodi die voor elk zijn vereist. Vergaderingen uitgevoerd volgens een op kwesties gebaseerde agenda gaan efficiënter en effectiever. Hier zijn de stappen die u kunt gebruiken om een ​​op kwesties gebaseerde agenda te schrijven.

Bepaal de problemen voor uw vergadering

Identificeer de problemen die uw groep of organisatie tijdens de vergadering moet bespreken. Brainstorm over de problemen waarmee u wordt geconfronteerd, zoals budgettaire zorgen, land- / leasecontracten, personeelsposities, marketing of andere belangrijke discussiepunten. Bespreek onderwerpen met collega's. Het raadplegen van een kalender kan u helpen om problemen aan te wijzen die relevant zijn voor aankomende evenementen of deadlines. Bekijk de notulen van eerdere vergaderingen om eventuele onvoltooide of ingediende problemen uit het verleden aan te pakken.

Regel problemen op basis van tijdigheid of belangrijkheid

Stel prioriteiten voor alle geïdentificeerde problemen. U kunt ervoor kiezen om ze op te splitsen volgens hun deadlines of tijdschema. Veel problemen moeten op een bepaalde datum worden aangepakt om actie te ondernemen. Andere kwesties kunnen prioriteit krijgen op de agenda op basis van hun belang. Belangrijke items zoals budget, reparaties of aankopen moeten vaak eerder dan later op de agenda worden geplaatst vanwege de noodzaak. De belangrijkste items, gebaseerd op tijdigheid of betekenis, moeten eerst op uw agenda worden geplaatst; minder belangrijke items kunnen onderaan de agenda worden weergegeven.

Identificeer Vereiste Acties voor problemen

Geef acties die bij elk probleem zijn vereist. Uw bestuurs- of vergaderingdeelnemers weten misschien niet wat er moet gebeuren om op de agenda-items te reageren. Soms is een motie voor verder onderzoek vereist. Voor veel items is een motie van meerderheid vereist om door te gaan met een aankoop, personeel inhuren of andere belangrijke beslissingen nemen. Andere gevallen vereisen een oplossing om het probleem te ondersteunen. Andere agendapunten vereisen geen andere actie dan het geven van informatie aan degenen die de vergadering bijwonen. Actievereisten vormen een integraal onderdeel van elke op kwesties gebaseerde agenda.

Plan tijd om niet-agendapunten te bespreken

Neem een ​​tijd mee voor open-forumdiscussie wanneer nieuwe onderwerpen kunnen worden geadresseerd of geïdentificeerd voor nader onderzoek. Hoewel de dringende details kunnen worden opgenomen in een op kwesties gebaseerde agenda, kunnen bestuursleden of deelnemers aan vergaderingen hiervan op de hoogte zijn of ervoor kiezen om aanvullende onderwerpen te bespreken die van belang zijn voor het bedrijf dat door uw groep of organisatie wordt uitgevoerd. Zonder een aangewezen tijd op uw agenda om extra onderwerpen aan te pakken, belemmert u het vermogen van uw groep om effectief om te gaan met belangrijke, dringende zaken van belang. Een open forum mogelijkheid is essentieel voor het goed functioneren van uw agenda.