Hoe erachter te komen wat in de boekhouding wordt verzwakt of teniet wordt gedaan

Uw boekhouding kan op veel verschillende manieren in de war raken. Elke keer dat u wijzigingen aanbrengt - nieuwe boekhoudmethoden, nieuwe software - kunt u per ongeluk verkeerde inkomsten of uitgaven mislopen. Wanneer u schattingen maakt, kan dit gemakkelijk leiden tot overdreven of te lage inkomsten. Als uw medewerkers op enig moment basisvoorzorgsmaatregelen overslaan, is er ook potentieel voor problemen. Uw financiële overzichten voor een bepaalde periode moeten nauwkeurig zijn, dus het verkrijgen van afwijkingen is een must.

Schattingen maken

Schattingen hebben van nature de neiging om de toekomstige prestaties van uw bedrijf te overschatten of te onderschatten. Inkomstenverklaringen moeten potentiële inkomstenderving schatten op verkooprendementen en van klanten die hun rekeningen niet betalen. Als u uw verliezen overschat, ziet uw bedrijfsinkomen er slechter uit dan het in werkelijkheid is. Onderschatting heeft het omgekeerde effect.

De beste manier om een ​​afwijking te voorkomen, is om de standaard boekhoudprincipes te volgen. Stel dat u weet dat ongeveer 10 procent van de openstaande rekeningen elk kwartaal onbetaald wordt. Het is veilig om dat als een voorziening voor dubieuze debiteuren te gebruiken en corrigeer vervolgens uw financiële overzichten als u ongelijk hebt. Als u in plaats daarvan een schuldtegoedtoeslag van 1 procent instelt, wetende dat dit een understatement was, zou u in de problemen kunnen komen vanwege het melden van valse informatie.

Volg de procedure

Zelfs in het digitale tijdperk gebeuren boekhoudfouten omdat mensen dingen niet opschrijven. Als u kleine bedragen gebruikt om kleine werkkosten te betalen - kopieermachines, tolwegen, lunch voor overwerkte werknemers - lijkt het misschien niet de moeite waard om deze individuele rekeningen in te voeren. Na verloop van tijd kunnen ze optellen: een niet-geregistreerde $ 10 per week is een overschrijving van $ 520 aan het einde van het jaar. Of stel dat een klant een cheque laat vallen als je de deur uitgaat. U kunt het bij de bank storten en vergeten de betaling in te voeren, zodat uw administratie contanten bij de hand heeft.

Iedereen trainen om transacties onmiddellijk te registreren, kan afwijkingen verminderen. Eenvoudige stappen, zoals het afstemmen van uw bankafschrift, zouden meer fouten moeten bevatten.

Wijzigingen zorgvuldig maken

Telkens wanneer u uw boekhoudmethoden wijzigt, bestaat er een kans op een afwijking. Stel dat u uw bedrijf start met behulp van kasboekhouding en vervolgens overschakelt naar de opbouwmethode. Bij accrual accounting wacht u niet op betaling; je gaat inkomen in zodra je het hebt verdiend. Dat verandert niet alleen wanneer u inkomsten rapporteert, maar ook hoe u het in uw grootboeken bijhoudt. Het is gemakkelijk om dingen fout te laten gaan.

Sommige bedrijven gebruiken meer dan één systeem van software, bijvoorbeeld met behulp van verschillende programma's voor crediteuren en contanten. Het is gemakkelijk voor een systeem om uit het oog te verliezen hoeveel het bedrijf te danken heeft of het andere om contanten bij de hand te overschatten. Het combineren van de informatie in de twee systemen is belangrijk voor de gezondheid van uw bedrijf en om accurate informatie beschikbaar te hebben.