Hoe zorg ik voor de vertrouwelijkheid van feedback van klanten?

U kunt uw klanten vragen om u feedback te geven via de telefoon, online of persoonlijk met schriftelijke feedbackkaarten. Welke methode u ook kiest, het kan belangrijk zijn om de feedback vertrouwelijk te houden. U wilt bijvoorbeeld misschien niet dat een medewerker feedback krijgt over haar die rechtstreeks wordt gegeven of dat de persoonlijke gegevens van de klant in het gedrang komen. U hebt een paar eenvoudige keuzes om de vertrouwelijkheid van uw klantfeedback te waarborgen.

1.

Verzoek om basisinformatie van de klant zonder te vragen om zeer persoonlijke gegevens, zoals adres, telefoonnummer of e-mailadres. Dit helpt de identiteit van de klant te beschermen wanneer ze ervoor kiest om feedback in te dienen.

2.

Plaats uw online feedbackformulier op een beveiligde server. U hebt een beveiligde socketlaag of SSL-beveiliging op uw webserver nodig, die u van een webhostingbedrijf kunt krijgen om het feedbackformulier correct te beveiligen (zie bronnen).

3.

Gebruik een online enquêteservice van derden (zie bronnen voor een voorbeeld) als een ander alternatief om vertrouwelijk feedback op het web te verzamelen en te behouden. Verzeker u ervan dat de online enquêteservice ook gebruik maakt van beveiligde servers.

4.

Plaats een vergrendeld ideeënvak direct voor een bemand bureau in uw bedrijf waar klanten opmerkingen kunnen indienen - een stapel vooraf gemaakte enquêtes. Houd de doos te allen tijde gesloten en leeg deze aan het einde van elke dag om de vertrouwelijkheid van de feedback van klanten die u op deze manier verzamelt te beschermen.

5.

Verbale feedback van klantoproepen opnemen in een database of spreadsheet-softwareprogramma. Voeg de naam, het e-mailadres en de klacht of complimenten van de klant toe, evenals een actieplan voor het oplossen van specifieke problemen. Versleutel het klantfeedback-document met een wachtwoord dat alleen jij en bevoegde medewerkers kennen om de informatie te beschermen.