Richtsnoeren voor het opzetten van aanbestedingssystemen en -organisatie

Het verkrijgen van producten of diensten tegen de beste kosten is de essentie van inkoop. Hoewel inkoop op elke schaal kan plaatsvinden, zetten overheidsprocessen en bedrijven vaak inkoopsystemen in. Wanneer u op grotere schaal opereert, helpt een aankoopsysteem en -organisatie om de concurrentie voor het bedrijfsleven eerlijker te houden, zorgt het voor kostenefficiëntie en helpt het risico's te evalueren.

Beoordeling

Bij het opstellen van inkoopsystemen en organisatierichtlijnen is het belangrijk om beoordelingsmethoden op te nemen in een gestructureerd formaat. Assessments helpen bij het evalueren van een inkoopsysteem om de zwakke punten en sterke punten op te geven aan de hand van prestatie-indicatoren. Daarnaast bespreken ze de beperkingen van een inkoopsysteem zodat het concurrerend blijft en de juiste procedures volgt. Evaluaties kunnen een prognoseproces, budgettering, het identificeren van benodigde informatie om te verzamelen en het identificeren van belanghebbenden om eventueel te interviewen en onderzoeken van beleid en regelgeving te onderzoeken.

principes

Het opstellen van principes in een inkoopsysteem en -organisatie helpt fraude en complotten te voorkomen. Goede uitgangspunten zijn: verantwoording, transparantie en eerlijke concurrentie. Verantwoordingsplicht helpt ervoor te zorgen dat de belangen van een entiteit, evenals die van haar zakenpartners, altijd in aanmerking worden genomen. Transparantie door middel van de juiste documentatie helpt aantonen dat inkoopmethoden degelijk zijn. Eerlijke concurrentie vormt de basis van een gemeenschappelijke basis voor alle bieders, zodat men de uitkomst van een aanbesteding niet kan beïnvloeden zonder gunstige voorwaarden te bieden. Bedrijven en overheidsinstanties kunnen ook het gebruik van technologie willen gebruiken om het aanbestedingsproces te stroomlijnen en om het publiek of belanghebbenden de mogelijkheid te bieden toezicht te houden op het proces en de uitvoering van aanbestedingen.

methoden

Een bedrijf moet altijd acceptabele inkoopmethoden vermelden in zijn richtlijnen. Hoewel de meest gebruikelijke methode van aanbesteding concurrerend bieden is, kan deze ook directe contractering, herhalingsaankopen met een entiteit die een vorig inkoopbieding won en rond winkelt voor de best beschikbare prijs, omvatten.

Aanbestedingsstappen

Nadat de geaccepteerde inkoopmethoden zijn vastgesteld, moet een bedrijf een lijst maken van de stappen die moeten worden genomen om goederen of diensten aan te schaffen. Deze stappen kunnen het identificeren van leveranciers omvatten die kunnen voldoen aan de vereisten van een bedrijf, contact kunnen opnemen met de benodigdheden voor voorstellen en het beleid en de werkwijzen van potentiële leveranciers kunnen herzien. Zodra een bedrijf een acceptabel bod heeft ontvangen, kan het beginnen met het onderhandelen over een contract om het contractvervaardigingsproces te starten. Inkoopsysteem en organisatierichtlijnen moeten de inkoopmijlpalen omvatten om te documenteren, redenen voor contractverlenging en gewenste betaalmethoden.