Grootboekaankoopvoorbeeld

Het grootboek is ook bekend als het hoofd- of het grootboek, omdat het beide zijden van dubbel ingevoerde transacties bevat. In tegenstelling hiermee worden de inkoop- en verkoopgrootheden dochterboekgrootten genoemd omdat ze geen deel uitmaken van het systeem met dubbele invoer. Terwijl het grootboek 'algemene' rekeningen heeft, zoals verkopen, aankopen, vaste activa en bankrekeningen, leggen de groepsboekingen de transacties van de onderneming vast met individuele leveranciers of klanten. Het hebben van afzonderlijke grootboeken maakt het gemakkelijker om te zien hoeveel verschuldigd is aan of door elk bedrijf waarmee het bedrijf handelt.

Dagboeken

U kunt rechtstreeks in het grootboek invoeren, maar een goede boekhoudpraktijk is om ze eerst in een dagboek of dagboek op te nemen, ook wel een origineel boek genoemd. Het doel van het dagboek is om individuele facturen, kredieten, betalingen en ontvangsten op datum, klant of leveranciersnaam, referentie, type verkoop of levering en hoeveelheid te vermelden. In een handmatig boekhoudsysteem plaatst de grootboekklerk periodieke, meestal maandelijkse, samenvattende totalen van het dagboek naar het grootboek. In geautomatiseerde systemen wordt de grootboekboeking automatisch gemaakt wanneer elke transactie wordt ingevoerd.

Aankoopfactuur

Wanneer een bedrijf op krediet een aankoop doet, levert de leverancier een factuur op die is opgenomen in het aankoopdagboek of het inkoopdagboek van het bedrijf. Het totaal gefactureerde bedrag wordt geboekt op naam van de leverancier, samen met een analyse of code van het type levering. Er wordt bijvoorbeeld een factuur van $ 500 voor printerpapier geanalyseerd naar het grootboekstationrekening. Wanneer de factuur in het grootboek wordt geboekt, noteert u $ 500 als een tegoed op de crediteurenrekening en als een afschrijving op de briefpapierrekening door de dubbele invoer te voltooien. Plaats daarnaast het totaal van $ 500 op de rekening van de leverancier in het secundaire inkoopboek.

Koopkrediet

Een leverancier kan een krediet afgeven voor defecte of beschadigde goederen of voor onvolledige leveringen. Credits kunnen worden ingevoerd als minusbedragen in het dagboek of in een afzonderlijk inkoopcredietijdschrift. De leverancier van printerpapier geeft bijvoorbeeld een tegoedbon van $ 50 voor beschadigd papier. Plaats $ 50 als een debet voor de crediteurenrekening en als een tegoedbon voor het briefpapieraccount. Noteer het tegoed in het grootboek als een aftrekpost van het leveranciersaccount.

Aankoop betaling

Betalingen en ontvangsten worden eerst in het kasboek geboekt voordat ze naar het grootboek worden overgedragen. Wanneer het bedrijf het saldo van $ 450 verschuldigd is aan de leverancier, voert u dit in aan de betalingszijde van het kasboek. Boek het betaalde bedrag op het tegoed van de bankrekening en debiteer het bedrag op de crediteurrekening in het grootboek. Registreer ook de betaling van $ 450 op de rekening van de leverancier in het inkoopboek. Het netto-effect van deze transacties is een uitgave van $ 450 op de briefpapierrekening en een betaling van $ 450 van de bankrekening in het grootboek en een saldo van nul op de rekening van de leverancier in het inkoopboek.