Grootboekprocedures

Boekhoudsoftware bevat twee hoofdkenmerken: een grootboek en rapportagemogelijkheden. Het grootboek is het stuk dat u gebruikt om dagelijkse transacties in te voeren en de bron van informatie voor financiële rapporten. Hoewel het opstellen van procedures voor het gebruik van het grootboek een goede zakelijke praktijk is, is het van essentieel belang dat u meer dan één persoon vermeldt.

vorderingen

Veel bedrijven structureren hun boekhoudafdelingen, zodat één persoon informatie invoert over debiteuren terwijl een andere medewerker omgaat met crediteurenadministratie. Dit voorkomt dubbele invoer, hoewel een enkele boekhouder die op details is gericht, deze meestal in het grootboek kan bijhouden. Maak het voor accountantsmedewerkers duidelijk wie geautoriseerd is om debiteureninformatie in te voeren en benoem wat een vordering is. In de meeste gevallen gaat het om geld dat binnenkomt in het bedrijf of dat verschuldigd is aan het bedrijf, zoals ontvangen of verwachte betalingen van klanten. Het grootboek houdt rekening met openstaande facturen en betalingen die zijn verricht. Het is handig om van de debiteurenmedewerker standaardprocedure te maken om stortingsbewijzen voor dagelijkse inkomsten en groepsboekingen per depositonummer te maken. Wanneer de aanbetaling op uw bankrekening is geboekt, kan hij de aanbetaling als voltooid markeren.

schulden

Betalingen worden meestal afgehandeld door een senior lid van uw boekhoudkundig personeel als u meerdere boekhoudmedewerkers heeft. Te betalen rekeningen registreert het geld dat uw bedrijf verlaat, zoals betalingen aan nutsbedrijven, verkopers en werknemers als loonlijst. Uw crediteurenmedewerker maakt ingaven in het grootboek bij het maken van cheques voor betalingen en markeert ze als betaald wanneer de cheques de bank ontruimen. Dit helpt bij maandelijkse afstemmingen.

Andere gebruiken

Inkomsten komen niet altijd in de vorm van eenvoudige cheques van klanten. Het grootboek stelt u in staat om beleggingsopbrengsten te volgen, zoals rentebaten. Hiermee kunt u ook kapitaalverkopen volgen, bijvoorbeeld wanneer u uw bestelwagen verkoopt om een ​​nieuwe te kopen. Naast de verwachte maandelijkse facturen en onkosten, houdt u ook eenmalige aankopen bij, zoals die nieuwe bestelauto, in het grootboek. Als u meerdere bankrekeningen hebt, zoals een spaar- en betaalrekening, moeten alle overdrachten tussen accounts worden vastgelegd in het grootboek.

verzoeningen

Aan elke grootboekingang moet een accountcode worden toegewezen op basis van het type. Betalingen aan nutsbedrijven moeten bijvoorbeeld hetzelfde rekeningnummer hebben, hoewel u mogelijk subaccounts gebruikt om ze verder te scheiden. Inkomsten uit huur moeten anders worden geclassificeerd dan die van aankopen door klanten. Hiermee kunt u maandelijkse afstemmingen voltooien. Uw senior boekhoudmedewerker moet het grootboek aan het eind van elke maand afstemmen om ervoor te zorgen dat de saldi overeenkomen met die van uw bankrekeningen. Als ze dat niet doen, zou hij het probleem moeten onderzoeken totdat het grootboek met elkaar verzoend is. Het uitvoeren van maandelijkse afstemmingen maakt uw jaarlijkse afstemming veel eenvoudiger en zorgt ervoor dat uw balans en winst- en verliesrapporten het hele jaar nauwkeurig zijn.