Filing & Organization Ideas

Hoe graag je ook wilt geloven dat je in een volledig digitaal tijdperk leeft, er worden nog steeds elke dag veel papieren documenten gebruikt. De meeste contracten vereisen originele handtekeningen in inkt, facturen en pakbonnen worden bij elke bestelling afgedrukt en verzonden en biedingsdocumenten worden normaal afgedrukt en ingebonden in een boek. U moet archiverings- en organisatie-ideeën gebruiken om ervoor te zorgen dat u gemakkelijk toegang hebt tot belangrijke papieren.

Archiveren

Als u toestaat dat uw actieve bestanden worden vermengd met uw gearchiveerde bestanden, kan dat het vinden van huidige documenten moeilijker maken dan nodig is. Maak twee archiveringssystemen in uw archiefkast. Maak het bovenste deel van uw kast met actieve bestanden en het onderste gedeelte van uw gearchiveerde bestanden. Uw gearchiveerde bestanden hebben normaal gesproken meer ruimte nodig, dus laat meer bestanden in uw archiefkast voor die bestanden. Plaats de actieve bestanden boven aan de kast voor eenvoudige toegang en zet uw gearchiveerde bestanden onderaan.

Kleur codering

Als je naar een archiefkastlade vol met manilla-mappen kijkt, kunnen ze er allemaal hetzelfde uitzien. Een manier om het vinden van het juiste bestand eenvoudiger te maken, is door een kleurcoderingssysteem te gebruiken in uw bestandsmappen. U kunt gekleurde stickers voor uw bestandsmappen kopen in elke kantoorwinkel. U kunt kleuren gebruiken om verschillende afdelingen aan te duiden, financiële bestanden van niet-financiële aard te onderscheiden of de bestanden te splitsen op uitvoerende verantwoordelijkheid. Om anderen te helpen uw kleurcoderingssysteem te gebruiken, maakt u een handleiding op een normaal 8 1/2-inch bij 11-inch stuk papier waarop de stickers staan, samen met wat de stickers moeten weergeven.

Sub-mappen

Als u informatie hebt die gemakkelijk kan worden gescheiden in subcategorieën, moet u submappen gebruiken om die informatie te registreren. Als u bijvoorbeeld een reeks bestanden hebt voor elk van de 50 statussen, gebruikt u 50 submappen om de informatie gescheiden te houden in uw bestandssysteem. Submappen kunnen u helpen actieve facturen van betaalde facturen te scheiden, de verschillende personeelsafdelingen van afdelingen op te splitsen of alle informatie voor elke inkooporder bij elkaar te houden op bestelnummer.

Houd het georganiseerd

Maak een kantoorregel waarbij alleen een kleine groep aangewezen personen bestanden mag ophalen en bestanden in de kasten kan plaatsen. Als u iedereen in het bedrijf toegang tot de bestanden geeft, worden de bestandssystemen uiteindelijk genegeerd en is er verwarring. Sta alleen bepaalde mensen die de systemen kennen toe om bestanden te maken voor diegenen die ze nodig hebben en om de bestanden terug te sturen als ze klaar zijn.