Te overwegen factoren bij het kiezen van boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware kan kleine bedrijven voorzien van veel efficiënte manieren om dagelijkse financiële taken te beheren, en biedt management en eigendom nuttige rapporten om de bedrijfsprestaties te analyseren. Zonder de juiste afweging maken bedrijfseigenaren soms dure fouten door te investeren in de verkeerde boekhoudsoftware, en dan worstelen ze om de software te laten werken of zelfs nog meer kosten te maken door conversie naar andere software.

Reikwijdte van de onderneming

Het eerste en belangrijkste dat bedrijfseigenaren moeten documenteren voordat ze boekhoudsoftware kiezen, is de omvang van het bedrijf en welke boekhoudkundige taken de software het best zou moeten uitvoeren. Stel naast de basisvereisten voor de boekhouding ook een lijst op van andere items die u met de boekhoudsoftware wilt laten verwerken, zoals loonadministratie, voorraadbeheer en kostenberekening. Overweeg de toekomst van het bedrijf in uw beslissing evenals de huidige activiteiten. Software die vandaag perfect past, is over een jaar misschien niet genoeg. Houd rekening met bedrijfsgroei en -groei bij het maken van uw scope-lijst.

Modules inbegrepen

Nadat u de omvang van het bedrijf en het doel van het boekhoudpakket hebt gedefinieerd, wordt het screenen van softwaremogelijkheden een gemakkelijkere taak, omdat u gemakkelijk die kunt verwijderen die geen betrekking hebben op items op uw scope-lijst. Voor elk boekhoudpakket dat uw scope bestrijkt, bepaalt u welke modules zijn inbegrepen in de basisprijs en welke modules extra kosten met zich meebrengen. Sommige softwarefabrikanten berekenen bijvoorbeeld een extra prijs voor een salarismodule. Noteer de volledige kosten van elk softwarepakket zodat u de pakketten nauwkeurig kunt vergelijken.

Toegang en draagbaarheid

Als u een enkele bedrijfslocatie heeft en niet verwacht dat dit zal veranderen, is elk boekhoudpakket dat op een netwerkserver wordt geïnstalleerd geschikt voor uw bedrijf. Maar als u meerdere locaties hebt, of van plan bent te hebben, moet u overwegen hoe medewerkers in het veld desgewenst toegang tot de boekhoudsoftware kunnen krijgen. Als u geen medewerker bent van een informatietechnologie, is het instellen van uitwisselingsserverlogins mogelijk een te ingewikkeld proces om te installeren of problemen op te lossen als u problemen ondervindt. In het geval van een klein bedrijf met meerdere locaties of werknemers die thuis werken, is internetgebaseerde software wellicht de beste keuze.

Kennis vereist

Krachtige, alles-in-één boekhoudsoftware is nog steeds nutteloos als uw werknemers niet kunnen leren om het te gebruiken. Bij het kiezen van boekhoudsoftware moet u rekening houden met het opleidingsniveau van uw werknemers en de moeilijkheidsgraad van de softwareselecties. Sommige boekhoudsoftware vereist boekhoudkundige kennis op hoog niveau voor installatie en gebruik, terwijl andere softwarepakketten zijn gericht op bedrijfseigenaars en werknemers die geen boekhoudkundige opleiding of ervaring hebben.

Kosten

Als u eenmaal softwarepakketten hebt verwijderd op basis van bereik, portabiliteit, module- en kennisvereisten, is de laatste factor die u moet overwegen de kosten van de resterende softwarepakketten. Houd bij het overwegen van de kosten rekening met kosten voor upgrades, jaarlijkse licenties en ondersteuning. Vergelijk technische ondersteuningspakketten en factureer aanvullende ondersteuningspakketten in de totale kosten van de boekhoudsoftware. Als u de installatie en configuratie van de boekhoudsoftware niet zelf kunt uitvoeren, moet u schattingen krijgen voor installatie en configuratie en deze cijfers meewegen in de totale kosten.