Voorbeelden van het schrijven van uitstekende opmerkingen over een werknemer

Als een drukke manager van een klein bedrijf, zou je kunnen denken dat je niet genoeg tijd hebt om werknemers te documenteren. Maar het bijhouden van uitstekende aantekeningen over uw ondergeschikten kan u echt tijd besparen. Uw aantekeningen zijn van cruciaal belang voor het disciplineren van de werknemer, of als u uiteindelijk moet reageren op een klacht inzake grieven, beroep of discriminatie. Zelfs typische taken, zoals het voorbereiden van de evaluatie van de medewerker, zullen gemakkelijker zijn - en een nauwkeurigere weergave - als u voorbeelden voor het hele jaar bij de hand hebt in uw aantekeningen.

Gedetailleerd

Maak voldoende gedetailleerde notities die een minimale uitleg vereisen. Houd de notities eenvoudig en vermijd branchespecifiek jargon, bedrijfstaal of afkortingen. Vergeet niet dat uw aantekeningen op een dag het voorwerp kunnen zijn van een arbitragehoorzitting of een onderzoek naar de kansengelijkheidscommissie en dat de arbiter of onderzoeker de notities zou moeten kunnen volgen. Neem specifieke informatie over de problemen op, evenals de functie van de werknemer, de taken die hij heeft gekregen en uw relatie met hem. Dit zal de lezer helpen de informatie in de juiste context te plaatsen. Schrijf uw notities zo snel mogelijk na het incident, om er zeker van te zijn dat u alle relevante informatie opneemt. Te lang wachten zal het moeilijk maken om alle details terug te roepen.

feitelijk

Houd uw notities feitelijk en overdrijf niet. Het schrijven van "John is altijd argumentatief" of "John is nooit op tijd" vermindert de geloofwaardigheid van uw documentatie. Schrijf in plaats daarvan iets specifiekers: "John was te laat op elf van de 22 werkdagen in de maand oktober." Illustreer uw punten met statistische gegevens, die er ook voor zorgen dat uw documentatie feitelijk is. Hoewel een uitspraak dat de prestaties van John 'echt slecht' zijn misschien waar is, toon je de waarheid van je aantekeningen aan door te vermelden dat het foutenpercentage van John consequent boven de 60 procent ligt, terwijl het gemiddelde foutenpercentage van de rest van het team - inclusief nieuwe werknemers het uitvoeren van dezelfde taken - is minder dan 5 procent.

Doelstelling

Beoordeel geen oordeel over het gedrag van de werknemer. Houd je toon neutraal en objectief. In plaats van te schrijven "Jane's luiheid ging door op dinsdag. Ze rolde ruim na de pauze in en had haar gebruikelijke slechte houding toen ik er met haar over sprak, " stel "Jane was 15 minuten te laat met terugkomen van haar pauze op dinsdag. reden waarom, rolde ze haar ogen en liep weg zonder te antwoorden. " Blijf professioneel en laat uw frustratie niet overgaan in de documentatie, omdat dit de integriteit en bruikbaarheid van uw aantekeningen ernstig in gevaar zal brengen.

Datum, tijd en handtekening

Vermeld de datum en tijd - van zowel het incident als de documentatie - in uw aantekeningen. Zonder een datum kan de documentatie niet noodzakelijkerwijs worden gebruikt om te bewijzen dat zich een incident heeft voorgedaan. Hoewel e-mail een handig hulpmiddel is om een ​​gesprek te bevestigen - omdat het een datum, tijd en ontvanger bevat en zelfs kan worden ingesteld om een ​​bewijs van ontvangst en ontvangst te leveren - moet u face-to-face counseling niet vervangen door een e-mail gesprek. Uw aantekeningen mogen de werknemer niet verbazen. Als de notitie iets belangrijks bevat, kunt u de medewerker vragen om te tekenen voor ontvangst van de informatie. Leg uit dat ondertekening voor ontvangst van de documentatie niet noodzakelijk overeenkomt met de inhoud ervan.