Effectieve bedrijfscommunicatie in vergaderingen

Effectieve zakelijke communicatie is essentieel tijdens vergaderingen, aangezien vergaderingen werknemers uit verschillende facetten van het bedrijf de mogelijkheid bieden om samen te komen om strategieën te versterken, ideeën te brainstormen, successen te vieren en misstappen te ontleden. Of vergaderingen nu face-to-face, teleconferenties of videoconferenties plaatsvinden, relevante partijen hebben de kans om informatie uit te wisselen die leidt tot stabiliteit en groei van het bedrijf. Wanneer ze verkeerd worden beheerd, kunnen zakelijke vergaderingen waardevolle bedrijfstijd verspillen. Inzicht in de belangrijkste elementen van effectieve zakelijke communicatie maximaliseert de effectiviteit van werkvergaderingen.

Storingen

Effectieve bedrijfscommunicatie breekt in vergaderingen af ​​wanneer ze te lang zijn, gepland zonder voldoende tijd om zich goed voor te bereiden en te eindigen zonder dat actie-geschikte stappen worden gezet, volgens de wizard Vergadering. "Effectieve vergaderingen uitvoeren op het werk" beveelt aan om een ​​vergaderformaat te kiezen voor het bedrijf en erbij te blijven, zodat deelnemers ermee vertrouwd raken.

Vierstapregel

Zakelijke bijeenkomsten kunnen de communicatie maximaliseren door vier stappen te nemen, volgens de wizard Vergadering. Bereid je voor door deelnemers zorgvuldig te kiezen, van tevoren op de hoogte te stellen en een duidelijk gearticuleerde agenda te plannen. Selecteer een persoon of een team van medewerkers wiens hoofdverantwoordelijkheid effectieve facilitering is, inclusief het maken van aantekeningen en tijdwaarneming. Maak ruimte voor geïnspireerde zakelijke communicatie door feedback van deelnemers uit te nodigen en stevige discussies mogelijk te maken. Geef een samenvatting van de prestaties van de vergadering en geef of vervolg acties voordat u besluit.

Doelgroep Kennis

Houd bij het plannen van vergaderingen rekening met het publiek. Bepaal of de vergadering groot of klein zal zijn en plan de zit- en spreekmogelijkheden dienovereenkomstig. Zorg voor gemakkelijk leesbare materialen en zorg ervoor dat iedereen een projector, whiteboard of andere apparatuur voor visuele hulp kan zien voordat hij begint. Houd er rekening mee of de vergadering bedoeld is voor hoge ambtenaren, nieuwe medewerkers, huidige klanten of potentiële klanten.

Online vergaderingen

Online zakelijke vergaderingen worden steeds gebruikelijker en er zijn manieren om effectieve zakelijke communicatie tijdens dit soort vergaderingen mogelijk te maken. Duidelijkheid is vooral belangrijk tijdens online vergaderingen vanwege het meer verwijderde karakter van de vergadering, volgens "Web Conferencing Zone." Informatie moet op een interessante manier grondig worden onderzocht, voorbereid en gepresenteerd. "Web Conferencing Zone" benadrukt dat de focus moet liggen op de agenda van de vergadering, niet op de technologie die betrokken is bij het uitvoeren van de vergadering. Herinner de deelnemers eraan dat online vergaderingen met hetzelfde niveau van ernst en formaliteit moeten worden behandeld als traditionele vergaderingen en dat ze moeten worden opgevolgd om ervoor te zorgen dat er actie wordt ondernomen.

Tips

Kleine aanpassingen in de bezorging kunnen grote gevolgen hebben voor de effectiviteit van de communicatie. Wanneer u groepen mensen in vergaderingen toespreekt, moet u oogcontact maken met individuele leden, maar de groep als geheel aanspreken bij het beantwoorden van een individuele vraag, volgens 'Acht manieren om spreekvaardigheid te tonen tijdens een vergadering'. Wees proactief met het vragen om feedback en moedig aan vervolggesprek wanneer leden wel reageren. Het artikel beveelt ook aan het gedrag van anderen na te bootsen om consistentie te creëren. Als anderen bijvoorbeeld korte opmerkingen maken, moeten uw opmerkingen ook kort zijn. Vermijd het gebruik van clichés en woordenachtige retoriek.