De do's & don'ts van zakelijke communicatie

De inspanningen om een ​​Spaans-talige versie van een lokale verkiezingsstemming in Massachusetts te verstrekken namen een leuke draai toen een kandidaat als de "huidige libel" in plaats van de "huidige sheriff" werd geëtiketteerd. De stemmingsfout kwam uit een fout met één letter in vertaalde tekst en leidde tot het terugroepen van honderdduizenden stembiljetten, merkt columnist Dianne Williamson op. Fouten zoals deze illustreren het belang van het houden van zakelijke communicatie en niet-doen in gedachten.

Geschreven communicatie

Stel geen zakelijke brief, memo of flyer op en druk deze vervolgens af of distribueer deze zonder eerst het proeflezen van het materiaal. Om nauwkeurigheid te garanderen, is het het beste om de tekst aan een tweede paar ogen te onderwerpen; vraag een medewerker om het ook te lezen. Zoals de stembuffer in Massachusetts suggereert, is dit vooral belangrijk als je tekst in een andere taal gebruikt. Rekruteer een moedertaalspreker van die taal om de tekst te corrigeren en ervoor te zorgen dat deze de boodschap weergeeft die u van plan was. Ga er niet vanuit dat de persoon die het materiaal vertaalde perfect was.

Communicatie kanalen

Probeer geen ingewikkelde of controversiële bedrijfsplannen of beslissingen in een e-mail uit te leggen. Regel een vergadering van medewerkers waarin u deze kwesties kunt uitleggen en reageren op vragen van medewerkers. Door deze aankondigingen persoonlijk te maken, kunt u non-verbale feedback meten en misverstanden voorkomen die het gevolg kunnen zijn van verkeerd geïnterpreteerde e-mails. Houd er rekening mee dat e-mail mogelijk niet het beste communicatiekanaal is voor het leveren van goed nieuws. Een medewerker vindt bijvoorbeeld een compliment over zijn werk aan een project veel zinvoller als je de tijd neemt om te stoppen bij zijn bureau en het persoonlijk af te leveren.

Terminologie

Neem geen jargon, acroniemen of technische termen op wanneer u communiceert over uw bedrijf met de openbare of niet-technische werknemers. Degenen die niet vertrouwd zijn met de acroniemen van uw branche, kunnen stukjes van uw gesproken bericht missen terwijl ze een acroniem proberen te ontcijferen dat u in voorgaande zinnen gebruikte. Jargon en technische termen in geschreven materiaal kunnen ertoe leiden dat de lezer je marketingmateriaal gooit in plaats van probeert het te ontcijferen. Verwarrende termen zorgen ervoor dat uw kijkers zich buitenstaanders voelen, een effect dat u niet wilt hebben op klanten of werknemers. Vermijd het gebruik van de nieuwste pakkende zin die zijn weg vindt door de Amerikaanse cultuur. Focus in plaats van termen die begrepen kunnen worden door een student van de zevende klas.

Eerlijkheid en kortheid

Vertel de waarheid of erken wanneer u niet klaar bent om een ​​onderwerp te bespreken, maar lieg niet tegen werknemers of klanten. "Liever dan liegen, train jezelf om te reageren, 'ik ben niet vrij om te reageren', of: 'Ik kan dat nu niet volledig beantwoorden', wanneer gevraagd naar vertrouwelijke of gevoelige onderwerpen, 'adviseert business coach Stever Robbins. Houd communicatie indien mogelijk kort. Uit onderzoek van de Universiteit van Tennessee blijkt dat de gemiddelde volwassene een concentratie van 20 minuten heeft, aldus het tijdschrift van Inc. Vraag jezelf af hoe belangrijk elk stuk informatie is voordat je het in een brief, e-mail of presentatie opneemt. Wanneer u met een groep spreekt, houdt u het publiek betrokken door vragen te stellen, korte videoclips te gebruiken en verhalen te vertellen die uw belangrijkste punten illustreren.