Documentatieformaat voor ISO-beleidsprocedures

Sommige bedrijven kiezen ervoor om gecertificeerd te worden door de International Organization for Standardization. De organisatie stelt normen vast voor gemeenschappelijke wereldwijde zakelijke praktijken en streeft ernaar de kwaliteit en efficiëntie te verbeteren. Een van de vereisten om de ISO-certificering te behouden, is het naleven van specifieke documentatievormen, voor het interne communicatiesysteem van een bedrijf, kwaliteits- en procedurele handleidingen en records. ISO 9000-documentatie voor het beleid en de procedures van een bedrijf probeert dit soort initiatieven te standaardiseren bij kleine, middelgrote en grote bedrijven.

ISO-certificering

Elk bedrijf dat ISO-gecertificeerd wil worden, moet volgens ISO.org een kwaliteitssysteem implementeren dat voldoet aan de ISO-normen. Een deel van het certificeringsproces omvat interne en onafhankelijke audits van het systeem van het bedrijf. Organisaties kunnen ervoor kiezen om externe bureaus in te huren die gespecialiseerd zijn in ISO-certificeringsaudits of klanten laten audits uitvoeren. Ongeacht de bron van externe audits, eisen ISO-certificeringsnormen dat bedrijven regelmatig zelfcontroles uitvoeren om ervoor te zorgen dat het kwaliteitssysteem zijn beloften nakomt.

Kwaliteitsdoelstellingen

ISO-certificering vereist dat bedrijven hun algemene kwaliteitsdoelstellingen en -beleid documenteren. De kwaliteitsdoelen van een bedrijf moeten aantonen dat de organisatie bereid is om aan de servicevereisten van haar klanten te voldoen. De algemene doelstelling zal meestal aangeven dat het bedrijf een vastgesteld kwaliteitssysteem heeft, met standaardwerkprocedures die ervoor zorgen dat aan een minimumkwaliteitsniveau wordt voldaan voor zijn producten en diensten. Dit gedeelte van de documentatie van een bedrijf bestaat meestal uit een samenvatting van hoe de organisatie reageert op mogelijke kwaliteitsproblemen.

Kwaliteitshandleiding

Bedrijven die willen voldoen aan ISO-certificatienormen, moeten een kwaliteitshandboek samenstellen. Het hoofddoel van de handleiding is om gedetailleerd aan te geven hoe het bedrijf aan specifieke kwaliteitsdrempels zal voldoen. Onder ISO-certificering hoeven bedrijven niet noodzakelijk een specifiek handboek voor de kwaliteitshandleiding te volgen. Kwaliteitshandboeken zullen meestal bepaalde secties en onderwerpen moeten bevatten. In de handleidingen moet worden vastgelegd welk beleid en welke procedures moeten worden aangepakt en uitgevoerd, wat de belangrijkste doelstellingen van het beleid zijn en wie ervoor verantwoordelijk is dat werknemers zich eraan houden.

Procedures

ISO-normen dicteren dat organisaties hun procedures documenteren voor specifieke soorten bedrijfsactiviteiten. Activiteiten die gedetailleerde procedures vereisen, omvatten controle van documenten en records, interne audits, controle van defecte producten, corrigerende maatregelen en preventieve maatregelen. ISO-normen bieden enige flexibiliteit in hoe verschillende organisaties dit soort beleid zouden kunnen documenteren. Een klein bedrijf kan bijvoorbeeld slechts één gedocumenteerde procedure vastleggen voor de controle van documenten en records. Een grotere organisatie kan een afzonderlijke procedure hebben voor elk type record.

Instructions

Naast het verstrekken van documentatie over procedures, moeten bedrijven ook aangeven hoe werknemers bepaalde taken uitvoeren. Productiemaatschappijen hebben bijvoorbeeld meestal procedurele handleidingen voor elke fase of functie in het assemblageproces. Een softwareontwikkelaar kan documenteren hoe het bedrijf zijn programma's test voorafgaand aan een marktrelease. De ontwikkelaar moet elke fase van het testproces documenteren en welke maatregelen hij heeft getroffen om eventuele defecten te corrigeren.